- na przykładzie tub aluminiowych. Artykuł prezentuje na przykładzie opakowań tub aluminiowych różnice wymagań, jakie w stosunku do dostaw mają polskie i zagraniczne firmy farmaceutyczne. Celem analizy nie jest ocena stopnia zaspokajania logistycznych potrzeb poszczególnych grup klientów, a jedynie uświadomienie polskim dostawcom potrzeby podnoszenia poziomu logistycznej obsługi klienta oraz jej dywersyfikacji w zależności od oczekiwań odbiorców.

LOGISTYKA Nr 6/2001

W obliczu zbliżającej się integracji Polski z Unią Europejską, polskie przedsiębiorstwa muszą podejmować działania, które pozwolą im sprostać wysokim wymaganiom europejskich rynków. Nie napawa optymizmem fakt, iż do tej pory większość krajowych podmiotów nie jest odpowiednio przygotowana do konfrontacji z zachodnią konkurencją. Dowodem na to mogą być problemy, jakie niektóre z nich mają z dostosowaniem poziomu obsługi logistycznej do oczekiwań zagranicznych kontrahentów.

Odbiorca farmaceutyczny jest szalenie wymagający i - wbrew pozorom - rzadko jest to podyktowane jego pozycją w branży. Paradoksalnie bowiem mali odbiorcy (krajowi i zagraniczni) mają często wygórowane żądania, których realizacja pociąga za sobą znaczny wzrost kosztów logistycznych dostawcy, gdy tymczasem branżowi giganci są skłonni do licznych kompromisów. Sytuacja ta wynika głównie z poziomu wiedzy, jaką na temat technologii produkcji tub dysponują pracownicy działów zaopatrzenia poszczególnych grup odbiorców.

Różnic we współpracy z klientami farmaceutycznymi jest znacznie więcej. Uwidaczniają się one szczególnie przy próbie porównania zagranicznych (tych zza granicy czy oddziałów międzynarodowych koncernów z siedzibą w Polsce) i polskich przedsiębiorstw. O dysproporcjach można mówić już na etapie zapytania ofertowego. W przypadku firm zagranicznych jest ono bardzo szczegółowe.
Ortodoksyjny charakter mają zapytania firm niemieckich (niekoniecznie dużych), które zawierają nie tylko bardzo dokładne charakterystyki tub, ale informują o rodzaju produktu, który będzie w nie pakowany, o rodzajach komponentów, które powinny być użyte do ich produkcji (często sugerują dostawców), jak również przedstawiają dokładne warunki dostaw (czas, miejsce, liczebność partii, ilość dostaw, rodzaj opakowania zbiorczego i transportowego, oznaczenia opakowań, preferowany rodzaj transportu). Tymczasem zapytania większości firm polskich sprowadzają się do podania głównych parametrów tuby, co często uniemożliwia lub poważnie utrudnia skalkulowanie ceny. Zamówienia klientów polskich i zagranicznych są odzwierciedleniem ich zapytań ofertowych. Jak łatwo się domyśleć, zagraniczne firmy (bez względu na ich wielkość) przedkładają bardzo dokładne wymagania. Ich zamówienia składają się z zazwyczaj z trzech dokumentów: właściwego zamówienia (zawierającego m.in.: nazwę zamawianego towaru, jego ilość, podstawowe parametry, termin i miejsce dostawy oraz uzgodnioną cenę), specyfikacji i projektu graficznego opakowania. Triada ta towarzyszy każdemu zamówieniu, nawet wówczas gdy poprzednie było identyczne (tj. ten sam artykuł, ilość i te same pozostałe wymagania) Specyfikacja, czyli dokument na stałe przyporządkowany określonemu produktowi, zawiera wymagania co do jego jakości (np. parametry wyrobów, normy według których powinien być kontrolowany proces produkcyjny lub sam wyrób gotowy, rodzaje wymaganych dokumentów kontrolnych, sposób kontroli odbiorczej u klienta), sposobów pakowania (np. rodzaj opakowania zbiorczego, surowiec z którego ma być wykonany i jego wymiary, sposób pakowania), sposobów oznakowania (np. kody kreskowe w odpowiednim miejscu na kartonie), sposobów przygotowania do transportu (np. ilość kartonów na palecie, sposób ich ułożeni na palecie, rodzaj palety i jej wysokość) i środka transportu, jakim ma być dostarczony (np. samochód, samolot). Szata graficzna tuby określona jest poprzez dołączenie do zamówienia projektu graficznego opakowania (najczęściej w formie rysunku i negatywu). Gotowy projekt służy do wykonania matrycy, dzięki której tuba uzyskuje graficzna oprawę.

Producenci tub często oferują wykonywanie projektów graficznych po konkurencyjnych cenach lub nawet bezpłatnie, z czego klienci zagraniczni rzadko korzystają. Szansę na poważne oszczędności wykorzystują natomiast polskie firmy, często zlecając producentom tub wykonanie projektów opakowań do nowych preparatów, czy wprowadzanie zmian w opakowaniach tych - już obecnych na rynku.. Zamówienie firmy zagranicznej wpływa zazwyczaj z dwu-trzymiesięcznym wyprzedzeniem i musi zostać potwierdzone przez dostawcę. Wszelkie zmiany czy dodatkowe ustalenia powinny być dokonywane przed potwierdzeniem realizacji zamówienia. A zmiany w przypadku zamówień zagranicznych są możliwe głównie na gruncie technologicznym (tj. drobne korekty: projektu, niektórych parametrów czy komponentów tuby itd.), rzadko natomiast można wynegocjować inne niż ustalone wcześniej warunki dostaw. Termin i miejsce dostawy, rodzaj opakowania zbiorczego i transportowego, jego oznaczenia oraz forma transportu rzadko ulegają zmianie (chyba że producent nie dotrzyma umowy !). Sytuacja taka jest dowodem na to, iż zagraniczne firmy farmaceutyczne potrafią wykorzystywać możliwości redukcji kosztów logistycznych, jakie niesie za sobą właściwie wymodelowana współpraca z dostawcą. Dostawy „just in time” i „door to door”, wykorzystywanie opakowań zbiorczych dostawcy, odpowiedni transport zapewniający bezpieczeństwo przewożonego towaru - to wszystko przyczynia się do logistycznego sukcesu zagranicznych przedsiębiorstw farmaceutycznych. Niestety na podobne oszczędności, przynajmniej w początkowej fazie współpracy, nie mogą liczyć dostawcy zachodnich koncernów. Wzrost kosztów logistycznych, w związku z realizacją zamówienia zagranicznych firm farmaceutycznych, ma również swoje źródło w transporcie. Producenci tub, którzy nie dysponują własnym transportem lub których zaplecze techniczne nie zadowala klienta (bardzo częsty przypadek) mogą korzystać z ofert firm świadczących usługi transportowe. Co prawda firm takich jest już w Polsce wiele, jednakże proponowany przez nie asortyment usług (czy nawet ich jakość) pozostawia wiele do życzenia.

Współpracując z zachodnimi firmami farmaceutycznymi, polscy producenci powinni być świadomi faktu, iż niepoprawna realizacja zamówienia może mieć bardzo przykre konsekwencje, od zwrotu całej zamówionej partii poczynając, a na zerwanie współpracy czy roszczeniach finansowych (odszkodowania) kończąc. Większość polskich producentów nie wie na przykład, że zachodnie firmy mogą reklamować towar nie tylko z powodu jego wad ilościowych czy jakościowych, ale również z uwagi na niedotrzymanie terminu dostawy czy użycie niewłaściwego środka transportu. Charakteryzując współpracę z klientem zagranicznym należy zaznaczyć, iż ma ona również wiele pozytywnych aspektów. Kompletność przekazywanych w zamówieniach informacji pozwala na ograniczenie dodatkowych ustaleń (oszczędność czasu i pieniędzy), obecność kompetentnej kadry zarządzającej i operacyjnej daje nadzieję na zrozumienie problemów wynikających ze specyfiki produkcji, a pozytywna ocena kilku dostaw jest równoznaczna z początkiem długotrwałej i bardziej owocnej współpracy. Kontakty z zagranicznymi firmami farmaceutycznymi mają również swój aspekt edukacyjny. Firmy takie dysponują często nowoczesnymi środkami przekazu informacji, co automatyczni wymusza konieczność zapoznania się z nimi, a z czasem ich zakupu. Prezentują nowe metody badawcze (chętnie partycypują w procesie ich wdrażania u dostawcy), sugerują formy uzupełniania zaplecza technicznego procesów produkcyjnych, kontrolnych czy logistycznych. Można śmiało stwierdzić, iż trudna szkoła przetrwania, jaką jest sprostanie logistycznym wymaganiom przedstawicieli zachodniej branży farmaceutycznej, może uczynić z jej polskich dostawców mistrzów na krajowym rynku, a jednocześnie doskonale przygotować ich do wzmożonej konkurencji, z jaką mogą się spotkać po wejściu Polski do Unii Europejskiej.

W przeciwieństwie do swoich zagranicznych konkurentów, polskie firmy farmaceutyczne nie mają tak wysokich wymagań. Ich zamówienia zazwyczaj są ubogie w szczegóły (np. zawierają jedynie główne parametry tub i zamówioną ich ilość), co niesie za sobą konieczność dokonywania dodatkowych ustaleń. Proces negocjacji okazuje się dość trudny, z uwagi na niedostateczny poziom wiedzy odbiorców na temat specyfiki produkcji tub aluminiowych (wina leży zarówno po stronie klienta, jak i producenta), jak również wciąż typowej dla małych i średnich polskich firm centralizacji władzy (a co za tym idzie również decyzji). Wymiana informacji następuje najczęściej droga telefoniczną lub pisemną, niezmiernie rzadko zaś elektroniczną. Polscy odbiorcy największą wagę przywiązują do jakości i ceny tub, na drugim planie stawiając warunki dostaw. Oczywiście w zamówieniach określane są terminy dostaw (zazwyczaj podawany jest tydzień, w którym musi odbyć się dostawa), jednak często podlegają one negocjacjom. Najczęstszą przyczyną zmian terminów dostaw (z winy dostawcy) jest fakt, iż zamówienia wysyłane są z dwu- trzytygodniowym wyprzedzeniem, co skutecznie pozbawia producentów tub możliwości budowania trwałych (tj. przynajmniej tygodniowych) planów produkcji lub burzy te już istniejące.

Polskie firmy farmaceutyczne zamawiają często, ale w małych ilościach i niesystematycznie. Świadczy to o braku planowania potrzeb materiałowych w dłuższej perspektywie czasu.. Do rzadkości należą zamówienia dużych partii z załączonym harmonogramem dostaw. Zamówieniom omawianej grupy klientów rzadko towarzyszą specyfikacje, a projekty graficzne dostarczane są często w taki sposób, iż trudno powiązać je z konkretnym zamówieniem (np. projekt trafia do dostawcy miesiąc przed zamówieniem, kierowany jest do innego działu, zamówienie nie odwołuje się do wcześniej wysłanego projektu i wymienia inna nazwę preparatu niż ta, którą określa projekt).

Polscy odbiorcy tub akceptują standardowe dla danego producenta opakowania transportowe. Coraz częściej natomiast wyrażają swoje preferencje co do opakowań zbiorczych (pudeł kartonowych), z czego można wywnioskować, iż używają ich bądź w procesach produkcji, bądź jako opakowania dystrybucyjne. Wymagania te sprowadzają się do określenia wymiarów pudeł lub surowca, z którego maja być wykonane, niezmiernie rzadko wymagane są dodatkowe oznaczenia opakowań zbiorczych (np. za pomocą kodów kreskowych). Wydaje się, iż najmniejsze znaczenie dla krajowych odbiorców mają warunki przemieszczania wyrobów, nigdy bowiem nie określają oni wymagań w stosunku do środków czy sposobów ich transportu.

Niezmiernie rzadko dostawca polskich firm farmaceutycznych jest zmuszany do magazynowania wyrobów. Najczęściej wyroby wysyłane są do klienta tuż po wyprodukowaniu i kontroli ostatecznej, czyli prosto z hali produkcyjnej. Obniża to znacznie koszty logistyczne obsługi zamówienia, pod warunkiem jednak, że dokonana została racjonalna kompletacja dostaw. Zdarza się bowiem, iż producent - spóźniając się z realizacją zamówienia, pod naciskiem klienta jest zmuszony organizować niekompletną wysyłkę.

Reklamacje ze strony polskich odbiorców dotyczą głównie niezgodności jakościowych wyrobu, a ich rozwiązanie bardzo często sprowadza się do upustów cenowych lub wymiany niewłaściwej części dostawy. Niedotrzymanie terminu realizacji zamówienia przez producenta znajduje swoje odzwierciedlenie w okresowym ochłodzeniu wzajemnych kontaktów i rzadko kończy się reklamacją. Jeśli proceder ten powtarza się w długim czasie, może to oczywiście doprowadzić do zakończenia współpracy, ale zdarza się to niezmiernie rzadko (szczególnie gdy pozostałe warunki współpracy, np. cena, są korzystne). Nie zmienia to jednak faktu, iż w obliczu walki cenowej pomiędzy polskimi producentami tub nie można liczy na stabilność kontaktów handlowych. Pozytywnym aspektem współpracy z polskimi przedsiębiorstwami jest jej relacyjny charakter. Częste spotkania czy rozmowy telefoniczne zbliżają przedstawicieli dostawców i odbiorców, a tym samym ułatwiają (chociaż nie zawsze) współpracę.